کارهای خود را به دست دستیار مجازی بسپارید!

دستیار مجازی از یک مکان ثابت و از راه دور خدمات مختلفی را به کارآفرینان یا مشاغل ارائه می دهد. از کارهای بازاریابی دیجیتالی ، برنامه ریزی قرارها و مدیریت رویدادها گرفته تا هماهنگی امور شخصی شما، یک دستیار مجازی می تواند تقریباً هر کاری انجام دهد.

در این مقاله به تفصیل در مورد تمام جنبه های مثبت و منفی دستیار مجازی (Virtual Assistant) صحبت خواهیم کرد.

دستیار مجازی واقعا چیست یا کیست؟

دستیار مجازی شخصی است که خدمات مختلفی را از به صورت دورکاری به کارآفرینان یا مشاغل ارائه می دهد. موارد زیادی وجود دارد که دستیاران مجازی می توانند انجام دهند ، از جمله:

• مدیریت رسانه های اجتماعی
• مدیریت رویدادها
• مدیریت تقویم ها ، قرارها و ایمیل ها
• تهیه گزارش روزانه
• کارهای شخصی مانند رزرو هتل و رستوران
• حسابداری شخصی
• کارهای بازاریابی دیجیتال ساده

و البته مطمئنا این یک لیست پایان ناپذیر است! در حقیقت می توان گفت که یک دستیار مجازی می تواند تقریباً هر کاری را به صورت دورکاری انجام دهد.

اگر فیلم مرد آهنی (Iron Man) را دیده باشید، جارویس دستیار مجازی آقای استارک بود که عملا تمام امور وی را مدیریت می کرد. بدون شک دستیاران مجازی دنیای واقعی هم به اندازه جارویس مفید هستند و شاید به صورت حضوری در کنار شما نباشند، اما هنوز هم بخش مهمی از تجارت شما خواهند بود.

خدمات دستیار مجازی یک عنصر اساسی برای کمک به کسب و کارهای نوپا و افرادی است که قصد دارند به قول معروف از زمین بلند شوند و رونقی به فعالیت اقتصادی شان بدهند. امروزه کارآفرینان ابرقهرمان هستند. شاید در ابتدا به تنهایی از پس همه ی امور برآیند، اما با گذشت زمان نیاز به دستیار مجازی احساس خواهد شد و مسلما بهتر است که برای توسعه و پیشرفت به عنوان یک گزینه کاربردی به آن نگاه کنید.

چرا به دستیار مجازی احتیاج دارید - 3 دلیل عالی

دستیارهای مجازی این روزها در همه جا هستند. محدودیت مکانی و زمانی ندارند و خُب هر روز هم تعداد بیشتری از مردم به به استفاده از خدمات آنها روی می آورند و به نظر می رسد که شیب این نمودار هم همچنان صعودی باشد. 

با دستیار مجازی از کارمندان اصلی تان بهتر استفاده کنید

در علم مدیریت می گویند یک کارمند سطح متوسط ​​یا ارشد معمولا باید بین این دو گزینه یکی را انتخاب کند:

• نقش فعالی در استراتژی های رشد کسب و کار ایفا کند
• به تهیه گزارش ها و انجام فعالیت های روزمره بپردازد

و عمدتا کدام گزینه را انتخاب می کنند؟ خب، به احتمال خیلی زیاد گزینه 1 را انتخاب می کنند. و چرا؟ چون جالب تر است و مهم تر به نظر می رسد.

اما این بدان معنا نیست که می توانید از این کارهای روتین و نرمال روزانه مانند ارسال ایمیل ها، امور مالی و فعالیت های روزمره غافل شوید. تجارت شما بدون این کار تکراریِ کسل کننده، حتما خراب می شود. بنابراین چگونه از کارمندان حضوری خود بهره بیشتری ببرید و تیم داخلی خود را راضی نگه دارید ، اما هنوز هم کارهای روزمره را انجام می دهید؟

با دستیار مجازی !

آنها می توانند بیشتر این وظایف روتین را انجام دهند که اتفاقا می توان از راه دور همگی انجام داد.

پس در نتیجه با برون سپاری امور روزمره به دستیار مجازی ، یک کارمند تمام وقت شما (به ویژه افرادی که با تجربه و یا با استعداد تر هستند) می تواند در امور فشرده تر و مهمتری که باید بصورت حضوری در دفتر شما انجام گردد، متمرکز شود.

کاهش هزینه ها با برون سپاری به منشی مجازی

یکی از اصلی ترین دلایلی که کارآفرینان و مشاغل امورشان را برون سپاری می نمایند، این است که واقعا هزینه کمتری دارد. چرا که به جای استخدام یک کارمند تمام وقت برای کارهای کوچک، می توانید به شکل پروژه ای و یا پرداخت ساعتی آن را به یک دستیار مجازی برون سپاری کنید. تازه این فقط یک جنبه مثبت برون سپاری است. یعنی صرفه جویی در هزینه های عمومی تنها مزیت دستیار مجازی نیست!

یک مدیر یا یک صاحب کسب و کار با استفاده از ظرفیت دستیار مجازی می تواند در هزینه های آموزش، مبلغ زیادی را پس انداز نماید.

معمولاً شرکت ها و کسب و کارها مجبورند تیم داخلی خود را تا مدت ها پس از استخدام، در مورد وظایف و امور روزانه آگاه کنند و آموزش دهند. تمام این آموزش ها هم نیاز به زمان دارد و هم هزینه و گاه افراد (به خصوص کسب و کارهای نوپا) قادر به پرداخت هزینه آن نیستند یا چنین زمانی را در اختیار ندارند.

با وجود دستیاران مجازی ، صاحبان مشاغل کوچک می توانند افرادی را به کار بگیرند که در زمینه مورد نظر تخصص لازم را دارند. به این ترتیب ، یک کارآفرین لازم نیست وقت و هزینه خود را برای آموزش آنها تلف کند و دستیار مجازی می تواند بلافاصله شروع به کار کند.

دستیار مجازی باعث صرفه جویی در وقت می شود

یکی دیگر از دلایلی که صاحبان مشاغل کوچک به کمک ها و توانایی های دستیار مجازی متوسل می شوند این است که باعث می شود در زمان به شدت صرفه جویی شود.

همه ما می دانیم که زمان پول است - به خصوص در تجارت! پس اجازه دهید با یک مثال و با حساب و کتاب این مزیت دستیار مجازی را بررسی کنیم. بیایید بگوییم که شما یک تجارت کوچک هستید که قصد دارید برای یک موقعیت شغلی معمولی کارمند استخدام نمایید.

ابتدا باید در رسانه ها و بستر های مختلفی آگهی های شغلی را ارسال نمایید. سپس سیل رزومه هاست که برای شما ارسال می شود و شما باید غربالگری اولیه را در بین افراد انجام دهید. پس از آن باید فرآیند مصاحبه با همه گزینه های منتخب را طی کنید و  تازه پس از انتخاب شخص مورد نظر باید آموزش های اولیه را برای او در نظر بگیرید.

این یک موقعیت شغلی معمولی است. پس چرا از این همه مراحل پر درد سرگذر نمی کنید و از همان ابتدا کار را به یک نفر متخصص نمی سپارید تا این کارهای خاص و مشخص را انجام دهد

مزایای استفاده از دستیار مجازی

پس اگر بخواهیم در این مرحله یک جمع بندی داشته باشیم، می توان گفت که با استخدام یک دستیار مجازی ، این ویژگی هایی است که شما بدست خواهید آورد:

شما متخصصی را به کار گرفته اید که هزینه کمتری به نسبت یک کارمند تمام وقت دریافت می کند.

به شدت در وقت خود صرفه جویی کرده اید، زیرا لازم نیست زمان خود را برای آموزش او تلف کنید.

از آنجا که او فقط می تواند در وظایفی که برای آنها استخدامش کرده اید متمرکز بماند، کار را سریعتر از حالت عادی انجام می دهد.

در یک کلام می توان گفت با دستیار مجازی یک برگ برنده در بیزینس خود خواهید داشت.

دستیار مجازی چه کارهایی را می تواند انجام دهد؟

اگر بخواهیم صادق باشیم باید این عنوان را به عبارتی مناسب تر تغییر دهیم! «آنچه دستیارهای مجازی نمی توانند برای شما انجام دهند؟!»

خب همانطور که قبلاً ذکر کردیم ، موارد زیادی وجود دارد که می توانید آنها را به دستیار مجازی برون سپاری کنید و لیست کردن این امور در اینجا واقعا امکان پذیر نیست، بنابراین ما فقط رایج ترین کارهایی که دستیاران مجازی انجام می دهند را توضیح خواهیم داد.

1) منشی مجازی و کارهای اداری

شما می توانید دستیار مجازی را استخدام کنید تا کلیه وظایف تجاری که یک دستیار و منشی معمولی اداری انجام می دهد را به عهده بگیرد.

اموری از قبیل:

• مدیریت دفاتر و یادداشت ها - برنامه ریزی جلسات و قرارها
• پاسخ دادن به تماسهای تلفنی سیم کارت شما
• ورود داده ها و گزارش های اولیه
• سازماندهی لیست و تقویم کارهای روزانه
• ترتیب دادن یک سفر کاری
• و اساساً هر کاری که یک منشی اداری انجام می دهد. فقط تنها تفاوت اینجاست که یک منشی مجازی جلوی دفتر شما میز و دفتر و دستک ندارد.

2) منشی مجازی برای وظایف شخصی

شما همیشه می توانید یک دستیار مجازی استخدام کنید تا در مدیریت زندگی شخصی تان نیز کمک کند.

در اینجا چند نمونه را آورده ایم:

• لیست کارها و تقویم شخصی تان را نظم دهد
• رزرو ترتیبات سفر برای سفرهای آخر هفته یا تعطیلات.
• کمک به شما در خرید هر چیز - هدایا، کتاب ها، ابزارها و حتی لباس و خواربار

از آنجا که امروزه بسیاری از این کارها لازم نیست توسط یک شخص و به صورت حضوری انجام شوند ، می توانید به راحتی از یک دستیار مجازی کمک بگیرید و با خیالی آسوده به امور مهمتر خود بپردازید

3) تولید محتوا و دستیاران مجازی

خب اگر فقط کمی با فضای دیجیتال آشنا باشید در مورد بازاریابی دیجیتالی و لزوم تولید محتوا شنیده اید. اگر هم صاحب کسب و کار باشید می دانید که تولید محتوا برای پیج اینستاگرام یا کانال تلگرام و یا سایت شما چقدر مهم و ضروری  است. عملا با تولید محتوا خود را به صدر نردبان بازاریابی دیجیتال می رسانید.

اگر هم تخصصی تر بخواهیم به موضوع بنگریم، دلیلی وجود دارد که شرکت های بزرگ اغلب به صورت مرتب در وب سایتشان مطلب منتشر می کنند. این کمک می کند تا سایت شان برای  موتورهای  جستجوگر بهینه سازی شده و به تبع آنها در نهایت منجر به ترافیک وب سایت  و فروش شود.

داشتن شخصی که بر این فرآیند نظارت داشته باشد می تواند یک تصمیم عالی برای بازاریابی دیجیتال باشد.

مشکل این است که تولید و توزیع محتوا کار آسانی نیست. علاوه بر نوشتن ، یک دسته از کارهای خاص مانند تحقیق ، یافتن و ویرایش تصاویر ، بارگذاری مقالات در وبلاگ یا پیج های شبکه اجتماعی شما و موارد دیگر وجود دارد.

به همین دلیل ایده خوبی است که برای این مهم از یک دستیار مجازی کمک بگیریم. شما می توانید وظایف کمکی مانند تهیه تصاویر یا بارگذاری یا حتی کل فرآیند را برون سپاری کنید.

برون سپاری تولید محتوا به یک دستیار مجازی کاربلد به شما اطمینان را می دهد که یک مطلب و پست با کیفیت برای بیزینس خود خواهید داشت.

4) مدیریت امور مالی با دستیار مجازی

این فرض کلی در بین صاحبان مشاغل کوچک وجود دارد که یک دستیار مجازی می تواند تمام امور حسبی شما را انجام دهد. در یک دنیای ایده آل ، بله آنها می توانستند. اما در واقعیت ، در پایان روز ، دستیار مجازی نمی تواند حساب و کتاب دقیق و واقعی شما را به سرانجام برساند.

اما آنچه دستیاران مجازی در این مورد می توانند انجام دهند ، کمک به مدیریت امور مالی و حسابداری شما است. آنها می توانند از شما یک تنخواه گردان دریافت کنند، خرید و فروش نمایند و هزینه هاتان را پیگیری کنند تا امور مالی شما تا حد امکان شفاف شود.

در نتیجه بار فکری زیادی از روی دوش شما برداشته خواهد شد.

5) منشی مجازی مدیریت شبکه های اجتماعی

شبکه های اجتماعی سلاح بسیار مهمی در برنامه بازاریابی شما است.

این جایی است که بسیاری از مشتریان بالقوه شما قصد دارند با شما ارتباط برقرار کنند. با این حال، اکثر کسب و کارها با مشتریان بالقوه خود فاصله دارند و نمی توانند به شکل درست و منسجم با مشتریان خود ارتباط و صمیمیت داشته باشند. شما با حضور در شبکه های اجتماعی می توانید این امر را تغییر دهید.

اگر شما وقت، فرصت و حتی حوصله برای رسیدگی به حساب های شبکه های اجتماعی ندارید، چرا آن را به یک دستیار مجازی واگذار نمی کنید؟

با استخدام یک دستیار مجازی به عنوان ادمین شبکه های اجتماعی این وظایف خاص را می توان به نتیجه رساند:

• ایجاد محتوا برای اشتراک گذاری در حساب های شبکه های اجتماعی شما
• زمانبندی ارسال پست ها
• ایجاد وفاداری و صمیمیت با فالور ها
• تجزیه و تحلیل آمارها و گزارش ها

البته مهم است که شخصی را در این بخش به کار بگیرید که تجربه مدیریت حضور در شبکه های اجتماعی را داشته باشد. به همین دلیل بسیاری از مشاغل برای انجام وظایف مربوط به شبکه های اجتماعی در سطح کلان به دستیار مجازی متخصص روی می آورند.

7) دستیار مجازی برای پشتیبانی از مشتری

خدمات مشتری یکی از اولین زمینه هایی بود که در آن، از ظرفیت های دستیار مجازی ، به صورت گسترده استفاده شد.

چرا؟! امروزه مشتریان شما به صورت حضوری با شما تعامل ندارند ، بنابراین شما نیازی به مدیر اجرایی و پشتیبان مشتری حضوری ندارید.

همچنین از آنجا که بیشتر تعاملات و خدمات به مشتریان تا حد زیادی در پرداختن به نگرانی ها و سوالات اولیه آنها است، نیازی به تخصص بالایی در این زمینه ندارید. پس یک دستیار مجازی به راحتی و با دور کاری می تواند از مشتریان شما به خوبی پشتیبانی کرده و سوالات و دغدغه های آنان را قبل یا بعد از خرید پاسخ دهد. 

حمایت دستیار مجازی از مشتریان شما نه تنها تجربه خریدی لذت بخش برای آنها ایجاد می کند، بلکه موجب برندسازی و ایجاد وفاداری در مشتریان و خریداران می گردد.

بر چه اساس کارهایتان را به دستیار مجازی بسپارید؟

هنگامی که مالک یک تجارت کوچک یا نوپا باشید، صدها وظیفه دارید که باید قبل از اتمام روز انجام دهید. همه چیز از حسابداری گرفته تا مدیریت شبکه های اجتماعی و پاسخگویی به مشتریان، ، شما به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک در لیست کارهای روزانه خود موارد زیادی دارید.

کریس داکر ، کارآفرین و دیجیتال مارکتر معروف، به همه کارآفرینان توصیه می کند برای موفقیت جهشی در کارآفرینی ، فرایندی با عنوان «سه لیست به سوی آزادی» را معرفی کرده است. این سه مورد به شما کمک می کند تا وقت خود را به طور موثر مدیریت کرده و بهره وری را تقویت کنید و برای برون سپاری کارها به دستیار مجازی نیز بهتر تصمیم بگیرید.

سه لیست به سوی آزادی

برای تکمیل این لیست باید سه موضوع را بررسی و تکمیل کنید:

• کارهایی که از انجام آنها متنفر هستید.
• کارهایی که نمی توانید خودتان انجام دهید.
• کارهایی که نباید انجام دهید.

مورد اول بسیار ساده است: آن فعالیت هایی که شخصا تمایل به انجام آن ندارید را بنویسید. مثلا حسابداری یا امور اداری.

مورد دوم امور روزانه کسب و کار است که شما در آن تجربه یا تخصصی ندارید و این می تواند شامل بازاریابی شبکه های اجتماعی تا طراحی گرافیک باشد.

سرانجام، طبق گفته داکر ، تکمیل لیست سوم اساساً باعث تغییر در تجارت شما خواهد شد و  اصطلاحا «تغییر بازی» است. بنابراین صادقانه از خود بپرسید: چه کاری نباید انجام دهم؟ به یاد داشته باشید ، شما با یک دست نمی توانید چند هندوانه را بلند کنید!

در نهایت کریس داکر می گوید این سه لیست در واقع نقشه راه مناسبی برای دستیابی به یک دستیار مجازی است و بر اساس این بخش بندی به آسانی می توانید تصمیم بگیرید که چه کاری را به چه شکل به دستیار مجازی بسپارید.

به زودی در مطالب دیگری از بلاگ مای رند به توضیح وضعیت دستیار مجازی در ایران خواهیم پرداخت.